Avec l’épidémie de #COVID-19, nous avons été témoins du passage d’un environnement de travail traditionnel à une situation de travail à distance. Partout dans le monde, les entreprises sont en train de mettre en place, de manière obligatoire, des politiques de télétravail. Dans le cadre de notre série dédiée aux recruteurs tech, portant sur les bonnes pratiques de talent.io pour le travail à distance, nous allons maintenant nous pencher sur l’intégration.

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Comme expliqué dans notre précédent article, nous qui travaillons dans l’industrie technologique sommes particulièrement préparés à la réalité du travail digitalisé, le passage au télétravail ne doit pas être la raison pour arrêter de recruter des talents techs prometteurs !

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Vous devriez considérer l’intégration à distance comme la suite de votre processus d’entretien d’embauche, c’est aussi le moment clé pour que le nouvel arrivant commence sa nouvelle aventure avec une expérience positive. Pour réussir dans votre processus d’intégration en télétravail, voici nos meilleures pratiques détaillées en 5 thèmes clés.

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Après avoir lu cet article, vous vous sentirez tout de suite plus à l’aise pour adapter votre processus d’intégration au télétravail et pour faire vivre la meilleure expérience possible à vos nouveaux talents tech.

La préparation est la clé

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De la même manière que pour le recrutement à distance, une bonne intégration s’appuie sur la préparation et la mise en place d’un processus structuré :
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• Selon Louise Ware, Responsable RH à FYXER, la clé d’un processus d’intégration à distance réussi est que le nouvel employé sache à quoi s’attendre. Avant qu’il ne commence, envoyez lui un email pour qu’il sache à quoi va ressembler sa première semaine.

• ‍Préparez l’envoi des ordinateurs et des autres équipements utiles en amont, et assurez vous que l’email et les autres comptes ont été configurés.
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• ‍Vérifiez que tous les outils nécessaires pour les tâches quotidiennes et pour communiquer sont configurés et à jour. Par exemple, utilisez des logiciels comme DocuSign pour gérer la paperasse qui en temps normal aurait dûe être signée avant le premier jour.
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• Rendez le nouvel employé autonome aussi vite que possible. Assurez-vous que la documentation est en place, précise et claire. Habituez-le au flux de travail. Il y a des entreprises de gestion du flux de travail qui sont spécialisées sur les plateformes en ligne pour les équipes dispersées.
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• Ayez de la documentation et/ou des indications qui sont à jour et faciles à suivre. Dans la situation actuelle, il est difficile de demander l’aide à son collègue de bureau aussi facilement qu’en temps normal.

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Réunions, réunions, réunions

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Pour le nouvel arrivant, le principal objectif du processus d’intégration est de rencontrer sa nouvelle équipe, d’expérimenter la culture d’entreprise, et de s’adapter à son nouvel emploi grâce aux indications du manager ou du team lead.

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Quand vous faîtes cela à distance, il est impératif à la fois de communiquer bien et régulièrement mais aussi de s’assurer que ces interactions font sens et ne submerge pas votre employé. Voici quelques conseils utiles pour communiquer durant cette première semaine :

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1. Planifiez des calls pour que le nouvel arrivant rencontre les personnes clés de l’entreprises. Par exemple, les fondateurs de l’entreprise, les managers des différentes équipes (Marketing, Sales, etc) et les managers des ressources humaines.
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2. Allez à l’essentiel: Tricia Philips, Directrice et consultante en Management à KPIM, conseille de ne pas faire des appels de plus d’une heure. En effet, l’intégration pouvant être prenante, il ne faut pas espérer que les nouvelles recrues parviennent à gérer tout d’un coup. Préparez plutôt plusieurs petites étapes pour les aider à se familiariser à leur nouvel environnement. Ce sera aussi une bonne raison de faire un check up régulier avec le nouveau venu.
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3. ‍Créez du contact humain: les nouveaux membres de l’équipe apprécieront de voir des visages sur des plateformes comme Slack ou de recevoir des emails.

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Pendant cette période d’isolement, il ne faut pas sous estimer l’importance de prendre le pouls régulièrement avec vos équipe tech, ce qui signifie:

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1. ‍Des réunions quotidiennes: avec toute l’équipe, pour s’assurer que les employés fassent le point et aient un moment pour partager leurs difficultés.
2. ‍Des partages d’écrans: Hangouts et Zoom permettent de partager votre écran facilement, rendant plus facile l’entraide en cas de difficulté au niveau du code. ‍‍
3. ‍De la programmation en binôme: faîtes le nouvel employé travailler en duo avec un membre plus expérimenté de l’équipe sur un problème. Nous avons rassemblé ici une liste d’outils pratiques qui peuvent être utilisés pour facilement faire du pair coding à distance.

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Trouvez l’équilibre entre partage de l’information et développement personnel

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Un processus d’intégration trop intensif peut aussi submerger votre nouvelle recrue et être source de stress et d’anxiété. Nous pensons qu’il est primordial de trouver un équilibre entre le partage d’informations, le développement personnel de l’employé et les capacités d’apprentissage.

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Mo Brahim, CTO à Profile Pensions, a mis en place en processus de télétravail qui permet aux nouveaux employés de travailler en autonomie sur un projet global d’intégration pendant quatre semaines, plutôt que de travailler directement sur le produit. Son expérience montre que:

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• Cela donne aux nouveaux employés beaucoup de liberté et de temps pour s’acclimater à l’équipe, à la culture d’entreprise et à la base du code. Cela va les mettre à l’aise pour qu’ils prennent leurs responsabilités avec plus de facilité et pour qu’ils puissent suivre le rythme de code élevé qui sera attendu d’eux plus tard.
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• Cela encourage les employés à être ingénieux et à comprendre les choses par eux-mêmes, tout en sachant qu’en cas de difficulté, ils ont une équipe prêt à les aider.

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De la même manière, pour Aaron Asaro, CTO à Kopernio, mettre le nouvel employé à l’aise aussi vite que possible est un objectif important du processus:

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• Montrez de l’empathie et de la compassion : cela va aider à mettre à l’aise le nouveau venu et à le détendre. Même si vous êtes en face à face à travers vos écrans respectifs, faîtes comprendre que vos appels vidéos ne sont plus des entretiens.
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• Découvrir un nouvel emploi peut faire la personne se sentir inutile voire lui donner l’impression qu’elle est un poids pour le reste de l’équipe. Asaro dit que le mieux c’est de reconnaître ce “syndrome de l’imposteur” tôt et de travailler ensemble à le surmonter.

• Partagez les problèmes que l’entreprise rencontre : montrez lui les erreurs et les échecs rencontrés, et ce que l’équipe a su en tirer. ‍

• Donnez une tâche de code claire sur laquelle il est possible de travailler et d’intégrer par la suite à la base de code. C’est un bon moyen de booster l’assurance, et le temps que cela a pris peut être utilisé pour mesurer le succès de votre processus d’intégration.
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Impliquer l’équipe

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Malgré le télétravail, votre équipe et les nouveaux venus, aussi dispersés qu’ils puissent être, peuvent apprendre à se connaître et s’amuser ensemble ! Construire et entretenir une communauté soudée (en ligne) au sein de votre équipe est plus important que jamais:

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Prenez virtuellement un café ensemble le matin à 9h00, et partagez virtuellement une bière ensemble les vendredis après-midi pour inaugurer le weekend. Créez une chaîne de discussion informelle pour votre équipe afin de discuter de tout et de rien et de partager quelques fous rires ensemble autour de votre café.

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Créez une chaîne de discussion par exemple dans Slack qui peut être utilisée pour impliquer vos employés/équipes dispersés.

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Donnez la responsabilité de configurer ces chaînes à vos employés. Il y a souvent beaucoup de bonnes idées qui émergent à travers le confinement et soudent activement une communauté. À talent.io, nous avons quelques conseils de chaînes qui fonctionnent particulièrement bien:

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         🍪  Une chaîne de cuisine - où tous les chefs de votre entreprise peuvent faire s’exprimer leur Jamie Oliver intérieur et partager des recettes, des tutos vidéos et des photos des plats qu’ils ont créés.

         🎮 Une chaîne de gaming : pour les employés compétitifs qui aiment jouer à des jeux de société en ligne (Houseparty est idéal pour ça), participer à des tournois de poker, ou à des jeux en ligne hilarants comme le Perudo. Pourquoi ne pas rallumer la vieille PS4/Xbox et challenger vos collègues à une partie de FIFA ou Mario Kart ?

         🏋️ Une chaîne de sport : pour les personnes de l’entreprise qui ont vu leur salle de gym ou leur studio de yoga fermer leurs portes. Utilisez cette chaîne pour partager des workouts, des routines et des records personnels. S’il y a des férus de fitness, ils seront peut être d’accord pour donner quelques cours en live !

         📚 Une chaîne d’épanouissement et de développement personnel : le côté positif de ce confinement, c’est qu’on peut finalement prendre le temps de devenir une meilleure version de nous-mêmes. Vous pouvez suivre ce cours en ligne sur la peinture de paysage ou lire ce livre sur la médiation qui traîne sur vos étagères depuis des lustres et partager ce que vous avez appris avec vos collègues sur cette chaîne, ils pourraient en bénéficier aussi !

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Saviez-vous que vous pouvez regarder Netflix avec vos collègues ? Rien de mieux que de regarder les épisodes de ces séries dont vous parliez pendant vos pauses café virtuelle. Découvrez le par vous-même ici.

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Plus vous prendrez les devants pour mieux connaître le candidat tout en récoltant l'avis des membres de l'équipe, plus vous serez à même de déterminer sa capacité d'adaptation.

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Les apprentissages de la communauté

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Nous avons conscience que certains processus d’intégration vont être plus utiles à votre entreprise qu’à d’autres. Parvenir à un processus d’intégration réussi n’est pas une tâche facile. Nos experts ont aussi partagé avec nous certaines erreurs qu’ils ont faites, en espérant que la communauté tech puisse apprendre de celles-ci.

• Ne recrutez pas quelqu’un qui ne correspond pas à votre culture d’entreprise et qui n’est pas capable de communiquer à distance. Embaucher un expert tech peut être facile quand vous avez un besoin urgent à court terme, mais faire l’impasse sur des qualités comme la communication sera à long terme préjudiciable pour l’équipe.
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• ‍Ne pas prendre le poul assez régulièrement par appels vidéo. Travailler à distance peut créer un sentiment d’isolement, et les développeurs peuvent se sentir “face à un mur”. Reconnaissez ce risque et encouragez les uns et les autres à se contacter par appels vidéo.
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• Croire que tout le monde peut être intégré d’une manière spécifique ou d’une autre. Les processus comme celui-ci doivent toujours être des processus améliorables: observez, apprenez, repensez et adaptez. Ce qui pourrait fonctionner pour 80% de l’entreprise pourrait ne pas fonctionner pour le reste. De quelle autre manière pourriez vous engager ces employés ?

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Pour obtenir ces précieux conseils, nous avons collaboré avec des experts de notre communauté. Nous aimerions chaleureusement remercier @Tricia Phillips - Directrice et Consultante en management à KPIM, @Aaron Asaro - CTO à  Kopernio, @Mo Brahim - CTO à Profile Pensions, @Christophe Popov - Entrepreneur, Consultant en technologie et CTO, Louise Ware - Responsable RH à FYXER et @Sean Hynan - Responsable des talents à Form3.

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